Communiceren kun je leren, ook online.

Het is inmiddels de zesde week dat we als Timbee team vanuit huis aan het werk zijn. Dat betekent dat we elkaar al zes weken alleen via online communicatie middelen spreken. Gelukkig gebruikten we al heel wat online tools, om met elkaar te communiceren.

In deze blog neem ik je graag mee in onze manier van online communiceren. Dit is een mooi moment om je online communicatie middelen in te richten. Wellicht heb je iets aan onze tips en tricks.

Monday om projecten te managen

Monday is een online systeem waar je projecten, processen en dagelijks werk kunt uitvoeren. Wij gebruiken Monday als projectmanagement systeem, maar ook als marketing-tool, als HR-tool én als Sales-tool.

Monday als projectmanagement systeem

In eerste instantie hebben we Monday aangeschaft, om onze projecten te managen. Hiervoor was Trello het systeem waarin we aan projecten werkten. Op een gegeven moment werd dit onoverzichtelijk. Het werd niet meer goed bijgewerkt en we liepen eigenlijk altijd achter de feiten aan. Daar bracht Monday verandering in.

Je werkt in Monday met borden. Voor elke klant hebben we in ieder geval één bord ingericht. Dit bord bevat algemene informatie, zodat iedereen bij de meest belangrijke gegevens kan. Daarnaast vind je op dit bord:

• De planning voor deze maand
• De planning voor volgende maand
• Een overzicht met ‘in te plannen’ werkzaamheden
• Een overzicht van werkzaamheden die ‘done’ zijn
• Een overzicht met werkzaamheden die helemaal afgerond zijn

Binnen Monday heb je de mogelijkheid om dit volledig naar je eigen smaak in te richten. Zo vind je bij ons wie er verantwoordelijk is voor de opdracht, wanneer dit staat gepland (datum), hoeveel tijd eraan besteed mag worden, hoe hoog de prioriteit is en wat de status van de opdracht is.

Nu we allemaal vanuit huis werken, merken we hoe prettig het is dat we onze projecten helemaal hebben ingericht in Monday. Zo is iedereen toch van elkaar op de hoogte, hebben we altijd inzicht in de status van een project en kunnen we zien wanneer een opdracht ingepland staat.

De voordelen van Monday als projectmanagementsysteem, zijn:

• Onze efficiëntie is groter, doordat de communicatielijnen korter zijn. Je communiceert direct op het bord bij de juiste klant, en bij de juiste opdracht. Hierdoor ontstaat er zo min mogelijk miscommunicatie.
• Je kunt projecten tot op de minuut monitoren, zo ben je altijd up-to-date van een project, klant of opdracht.
• Projectdoelen zijn altijd zichtbaar, waardoor we met zijn alle de juiste route blijven volgen.

Monday als marketing-tool

Naast projectmanagement, werken we ook graag met Monday om social media planningen te maken en beheren voor onze klanten. In Monday heb je de mogelijkheid om borden naar je eigen wens in te richten. Onze klanten voegen we toe op deze borden, zodat ze zelf ook inzicht hebben in de planning en hun bijdrage hier kunnen delen. Input die we van onze klanten nodig hebben, verzamelen we zo op één plek. Ook kunnen we elkaar direct feedback geven. Tot slot krijg je automatisch een seintje als een status verandert, als er een actie van je wordt verwacht of wanneer de deadline eraan komt.

Op deze manier kan social media content maanden vooruit worden ingepland, maar kan actuele content ook heel snel worden klaargezet.

Wil je dit template voor social media gebruiken? Dat kan! Download hem via Monday.

Monday voor de onboarding van klanten

Naast projectmanagement en planning, is Monday ook erg handig als het gaat om terugkerende opdrachten en taken. Zo wil je elke nieuwe klant op de juiste manier welkom heten en ze de juiste vragen stellen. Dankzij Monday vergeten we nu niks meer als het gaat om de juiste communicatie bij een nieuwe klant.

Breng structuur aan in je werkwijze

Een online tool als Monday kan je enorm veel tijd schelen, maar geeft ook een hoop prikkels. Je krijgt immers steeds meldingen als er iets van je verwacht wordt en je hebt veel verschillende borden waarop opdrachten voor je klaarstaan. Zorg er dus voor dat je structuur aanbrengt in je werkwijze. Maak voor jezelf aan het begin van de week een planning, op basis van je overzicht in Monday. Plan hierin ook momenten om je Monday-meldingen bij te werken en te reageren op collega’s. Op deze manier werk je het meest efficiënt en blijf je tot up-to-date, zonder dat je bij elke nieuwe melding direct afgeleid bent. Focus op je eigen planning.

Communiceren via Slack

Naast planning van projecten, is het ook fijn om online te chatten met collega’s. Soms wil je gewoon even sparren, een idee voorleggen of een grappig verhaal delen. Dat doen we via Slack. Dit elimineert WhatsApp en interne e-mails, waardoor er weer wat meer rust en ruimte ontstaat. We hebben in slack directe gesprekken, maar ook verzamel-channels voor bijvoorbeeld SEO overleg, interne projecten en persoonlijke ontwikkeling. Het fijne aan Slack is dat je communicatie altijd terug kunt vinden. Je hoeft niet je hele mailbox door te spitten om die ene URL terug te vinden, of een WhatsApp geschiedenis door te gaan om een gedeeld screenshot te zoeken.

De voordelen van Slack

Het werken met Slack levert voor ons de volgende voordelen op:

• Je ziet precies wie er online is en wie je dus even kunt storen om iets voor te leggen of met wie je iets kunt delen.
• Er is een koppeling met Monday! (maar ook met Drive, Zoom, Gmail, etc.)
• Je kunt gesprekken gemakkelijk zoeken door je gehele Slack-omgeving.

Zeker in tijden van Corona zijn deze online communicatie systemen enorm fijn. Het zorgt ervoor dat we allemaal op de hoogte zijn van elkaars werkzaamheden en we toch het teamgevoel sterk kunnen houden.

Online communiceren wil je leren

Het verhoogt namelijk de efficiëntie van je team, maar zorgt er ook voor dat iedereen betrokken is en blijft bij de organisatie. Zeker in deze gekke tijd, waarin iedereen vanuit huis werkt, is het belangrijk om met elkaar te communiceren. Als je meer tips wilt ontvangen, laat dat dan even weten. We delen onze kennis graag met je.